Cara Dalam Membuat Surat Jalan Bisnis yang Benar

Cara-Dalam-Membuat-Surat-Jalan-Bisnis-yang-Benar

Surat jalan adalah kelengkapan yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang antara perusahaan dan dari pelaku bisnis ke konsumen. Meskipun dapat dibuat dalam berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dokumen perjalanan memiliki format tertentu dan informasi terperinci yang harus selalu disertakan. Ayo, lihat pemahaman, kegunaan, dan contoh-contoh jalan keluar di bawah ini!

Memahami Surat Jalan

Untuk pelaku usaha skala besar – terutama yang bergerak di bidang perdagangan, pengiriman barang dalam jumlah besar adalah satu hal yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan inti perusahaan. Kegiatan ini tentu saja membutuhkan dokumen pendamping resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan pengirim sebagai informasi untuk penerima.

Dokumen resmi ini dikenal sebagai izin perjalanan. Sebagai dokumen pendamping yang penting, dokumen perjalanan harus selalu dibawa oleh pengemudi atau agen pengiriman sampai kiriman tiba di alamat penerima. Selain mengandung informasi tentang barang yang dikirim, sertifikat jalan juga berguna sebagai sertifikat yang harus ditunjukkan ketika muatan kendaraan yang membawa barang diperiksa oleh petugas lalu lintas di jalan tertentu.

Apa peran dan manfaatnya?

Pada dasarnya, dokumen perjalanan bertindak sebagai dokumen yang memastikan legalitas kargo atau barang yang dikirim dalam jumlah besar. Selain itu, keberadaan dokumen perjalanan juga memiliki sejumlah kegunaan, termasuk:

  • Sebagai dokumen resmi perusahaan

Cara menjadi salah satu bagian dari birokrasi perusahaan di bidang pengiriman barang atau produk. Surat yang dikeluarkan menjadi bukti yang sah bahwa karyawan, pengemudi atau pengirim barang, sampai pihak lain yang menerima transaksi telah mengirimkan barang dengan benar.

  • Sebagai sertifikat

Informasi yang terkandung dalam dokumen perjalanan berfungsi untuk menjelaskan sejumlah poin penting yang terlibat dalam proses pengiriman. Informasi tersebut akan digunakan sebagai referensi utama dalam inspeksi oleh petugas yang berwenang atau pihak penerima.

  • Sebagai bukti pengiriman yang valid

Izin perjalanan tidak hanya perlu dibawa ke penerima, tetapi juga harus ditunjukkan kembali kepada pengirim setelah transaksi selesai. Dengan kata lain, izin perjalanan digunakan sebagai bukti pengiriman yang sah yang nantinya akan dimasukkan dalam file laporan perusahaan atau bagian akuntansi.

Informasi yang Harus Didaftarkan dalam Surat Jalan

Konsesi umumnya terdiri dari dua duplikat utama. Lembar pertama adalah lembar putih yang harus dikembalikan ke pengirim untuk digunakan sebagai dokumen tagihan (faktur). Sementara itu, salinan kedua dokumen ini adalah lembaran merah yang diberikan kepada penerima.

Oleh penerima, duplikat perlu disimpan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima dalam kondisi baik. Selain itu, contoh dari izin perjalanan yang baik harus berisi sejumlah informasi penting yang berkaitan dengan pengiriman barang perusahaan. Informasi ini meliputi:

  • Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim
  • Nomor referensi
  • Tanggal pengiriman
  • Nama dan alamat lengkap penerima kepada siapa ia dikirim
  • Rincian barang atau kargo yang dikirim, biasanya terdiri dari nama barang, kode barang, informasi jumlah, dan harga jika diperlukan.

Selain poin-poin utama di atas, format dalam surat jalan juga dapat dilengkapi dengan informasi tentang nama pengemudi pengantar dan nomor polisi kendaraan. Untuk melengkapi legalitas dokumen, dokumen perjalanan harus selalu ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman dan penerimaan barang.

Menggunakan format dokumen perjalanan yang baik dan benar serta menyertakan informasi lengkap mengenai detail pengiriman tentu akan membuat transaksi pengiriman menjadi lebih sempurna. Izin perjalanan juga merupakan dokumen resmi yang akan memastikan bahwa proses pengiriman terdaftar secara hukum dan dapat dipertanggungjawabkan.